Toolio Assist und Agent: KI-gestützte Automatisierung für KMU Software in der Schweiz

Stellen Sie sich vor, Sie öffnen Ihre Business-Software am Montagmorgen und fragen: «Welche Projekte liegen über Budget?» Innerhalb von Sekunden erhalten Sie eine Liste — mit Projektnamen, aktuellen Kosten, Budgetüberschreitung in CHF und dem verantwortlichen Projektleiter. Kein Dashboard-Klicken, kein Excel-Export, keine manuelle Auswertung.

Das ist keine Zukunftsvision. Ab heute sind Toolio Assist und Toolio Agent verfügbar — zwei KI-Funktionen, die aus einer Agentursoftware ein System machen, das mitdenkt. Assist beantwortet Ihre Fragen. Agent handelt im Hintergrund. Zusammen verändern sie, wie KMU in der Schweiz ihr Tagesgeschäft führen.

Was ist Toolio Assist?

Toolio Assist ist eine KI-Chat-Oberfläche, die direkt in Toolio integriert ist. Anders als generische KI-Tools wie ChatGPT kennt Assist Ihre gesamten Geschäftsdaten: Projekte, Rechnungen, Teamauslastung, Kundenhistorie, Lagerbestände, Zeiterfassungen. Sie stellen eine Frage in natürlicher Sprache, Assist liefert eine präzise Antwort auf Basis Ihrer echten Daten.

Konkrete Beispiele

«Wie viele Stunden hat das Team letzte Woche auf das Projekt Müller Branding gebucht?» — Assist zeigt: 47.5 Stunden, aufgeteilt auf Lena (18h Design), Marco (14.5h Entwicklung), Sara (15h Projektleitung). Budget-Verbrauch: 68 %.

«Welche Rechnungen sind seit mehr als 30 Tagen offen?» — Assist listet drei Rechnungen: CHF 12'400 von Weber AG (42 Tage), CHF 8'750 von Hofmann GmbH (37 Tage), CHF 3'200 von Studio Kern (31 Tage). Gesamtbetrag: CHF 24'350.

«Schicke dem Team eine Erinnerung, dass die Zeiterfassung bis Freitag 17 Uhr nachzutragen ist.» — Assist erstellt die Benachrichtigung und sendet sie an alle Teammitglieder im Projekt.

Assist kann nicht nur lesen, sondern auch handeln: Rechnungen erstellen, Aufgaben zuweisen, Berichte generieren, Erinnerungen versenden. Und wenn eine wiederkehrende Aufgabe erkannt wird, kann Assist einen Agent dafür einrichten — automatisch.

Was ist Toolio Agent?

Toolio Agent ist ein KI-Agent, der Ihr Unternehmen rund um die Uhr überwacht. Agent arbeitet nicht auf Anfrage — er arbeitet proaktiv. Über Datenbank-Trigger erkennt er Muster und Abweichungen in Echtzeit: überfällige Rechnungen, überlastete Teammitglieder, Projekte, die ihre Deadline überschritten haben, Lagerbestände, die unter den Mindestbestand fallen.

So funktioniert Agent

Agent erkennt ein Problem — zum Beispiel: das Projekt «Rebranding Fischer» liegt 12 % über Budget bei 78 % Fortschritt. Agent erstellt einen Vorschlag in Ihrem Posteingang: «Budget-Warnung: Rebranding Fischer. Empfehlung: Restliche Aufgaben priorisieren, optionale Leistungen mit dem Kunden besprechen.» Sie entscheiden: genehmigen oder ablehnen.

Ein weiteres Beispiel: Marco hat in dieser Woche bereits 42 Stunden gebucht, und es ist erst Donnerstag. Agent schlägt vor: «Teamauslastung kritisch: Marco Bianchi bei 105 %. Empfehlung: Aufgabe Frontend-Review an Lena übertragen (aktuelle Auslastung: 72 %).» Ein Klick auf «Genehmigen», und die Aufgabe wird tatsächlich verschoben.

Agent erkennt auch: Die Rechnung an die Weber AG ist seit 42 Tagen offen. Vorschlag: «Zahlungserinnerung senden. Betreff: Rechnung RE-2026-0847, CHF 12'400, fällig seit 12. März 2026.» Sie genehmigen — die Erinnerung wird versendet. Nicht als Entwurf, nicht als Vorschau: als tatsächliche Aktion.

Wie Assist und Agent zusammenarbeiten

Assist ist die Schnittstelle — Sie sprechen mit Assist. Agent arbeitet im Hintergrund. Die beiden sind verbunden: Wenn Sie Assist bitten, einen wiederkehrenden Prozess einzurichten, erstellt Assist einen Agent dafür.

Beispiel: Sie sagen zu Assist: «Benachrichtige mich, wenn eine Rechnung länger als 30 Tage unbezahlt bleibt.» Assist erstellt daraufhin einen Agent, der diese Bedingung überwacht. Ab sofort erhalten Sie bei jeder überfälligen Rechnung einen Vorschlag in Ihrem Posteingang — ohne dass Sie erneut daran denken müssen.

Oder: «Erstelle jeden Freitagmorgen einen Wochenbericht mit den Top-5-Projekten nach Stunden und offenen Aufgaben.» Agent generiert den Bericht automatisch und legt ihn in Ihrem Dashboard ab. Jede Woche. Ohne Erinnerung.

Warum das für Agenturen und KMU wichtig ist

Schweizer KMU und Agenturen arbeiten mit begrenzten Ressourcen. Eine Agentur mit 8 bis 15 Mitarbeitenden hat keine eigene Controlling-Abteilung, keinen dedizierten Finanzmanager, keine Person, die den ganzen Tag Dashboards überwacht. Trotzdem müssen Projekte rentabel bleiben, Rechnungen pünktlich versendet werden und das Team darf nicht ausbrennen.

Toolio Assist und Agent übernehmen genau diese Aufgaben. Nicht durch ein weiteres Dashboard, das niemand regelmässig öffnet, sondern durch aktive Benachrichtigungen und Vorschläge. Die Zahlen, die bisher in einem Quartalsbericht aufgetaucht sind, werden jetzt in Echtzeit erkannt und gemeldet.

Drei konkrete Verbesserungen

Erstens: Schnellere Entscheidungen. Statt 20 Minuten in Dashboards nach einer Zahl zu suchen, fragen Sie Assist und haben die Antwort in Sekunden. Zweitens: Weniger vergessene Aufgaben. Agent vergisst keine überfällige Rechnung und übersieht keinen überlasteten Mitarbeiter. Drittens: Weniger Routine, mehr Fokus. Wochenberichte, Zahlungserinnerungen und Teamauslastungs-Checks laufen automatisch — Ihr Team arbeitet an dem, was zählt.

Dabei bleibt die Kontrolle bei Ihnen. Agent schlägt vor, Sie entscheiden. Keine Aktion passiert ohne Ihre Genehmigung. Das ist der Unterschied zwischen einer KI, die automatisiert, und einer KI, die assistiert.

Ab heute verfügbar

Toolio Assist und Agent sind ab sofort für alle Toolio-Nutzer verfügbar — ohne Aufpreis und ohne separate Einrichtung. Sie finden Assist im Chat-Panel rechts unten. Agent-Vorschläge erscheinen in Ihrem Posteingang. Beide Funktionen lernen mit Ihren Daten und werden mit der Zeit präziser.

Wenn Sie eine Agentursoftware suchen, die nicht nur verwaltet, sondern mitdenkt — testen Sie Toolio 30 Tage kostenlos. Fragen Sie Assist nach Ihrer Projektrentabilität. Lassen Sie Agent Ihre offenen Rechnungen überwachen. Und entscheiden Sie dann, ob Sie zurück zum alten Workflow wollen.